Pubblica Amministrazione
Strumenti per la digitalizzazione degli enti pubblici
La digitalizzazione della Pubblica Amministrazione consiste nel progressivo passaggio dal mondo analogico a quello digitale e ha lo scopo di velocizzare e snellire ogni procedimento burocratico, generando un’ottimizzazione dei tempi e, di conseguenza, dell’efficienza generale del lavoro influendo attivamente su una migliore gestione della spesa pubblica. Per raggiungere questi obiettivi, la combinazione di due approcci è fondamentale: La gestione workflow per strutturare e monitorare i flussi di lavoro all'interno della Pubblica Amministrazione, assegnando compiti, definendo le fasi e garantendo una gestione fluida e tracciabile delle attività. Allo stesso tempo, il process mining per analizzare e ottimizzare i processi amministrativi, identificando eventuali inefficienze, tempi morti e possibilità di miglioramento.
Nel mondo, mediamente, la digitalizzazione dei processi amministrativi ha inizio negli anni ’80, tuttavia raggiunge l’Italia solo negli anni ’90.
La prima legislazione esaustiva, riguardante le tecniche e metodi di dematerializzazione e digitalizzazione dei processi della Pubblica Amministrazione, arriva solo nel 2005 con il Codice dell’Amministrazione Digitale. Nonostante ciò, ad oggi, la trasformazione digitale degli enti pubblici è ben lontana dalla completa implementazione. I motivi di tale ritardo sono di vario tipo, dalla proverbiale lentezza della macchina burocratica pubblica, alle difficoltà materiali dell’implementazione dell’infrastruttura in un sistema tendenzialmente rigido.
Uno dei motivi della mancata digitalizzazione delle PA è dovuto all’elevato costo da sostenere per adattarsi al mondo digitale. Per cercare di aggirare queste spese ingenti e, nel contempo, adattarsi alle normative, le istituzioni hanno iniziato un processo di digitalizzazione dei documenti nella Pubblica Amministrazione, noto anche come processo di dematerializzazione. In altre parole, i documenti cartacei sono stati convertiti in formato digitale, ma questo processo non corrisponde a una vera digitalizzazione dei processi amministrativi.
Il procedimento di digitalizzazione della Pubblica Amministrazione porta notevoli risparmi ed è su questo aspetto che gli enti della PA possono fare la differenza. È significativo il comma 2-ter dell’articolo 15 CAD che recita: “Le Pubbliche Amministrazioni quantificano annualmente, ai sensi dell’articolo 27 del decreto legislativo 27 ottobre 2009 n. 150, i risparmi effettivamente conseguiti in attuazione delle disposizioni di cui ai commi 1 e 2. Tali risparmi sono utilizzati per due terzi secondo quanto previsto dall’articolo 27, comma 1, del citato decreto legislativo n. 150 del 2009 e in misura pari a un terzo per il finanziamento di ulteriori progetti di innovazione”.
I risparmi di cui si parla derivano dalla razionalizzazione e semplificazione dei procedimenti amministrativi delle attività gestionali, dei documenti, della modulistica, delle modalità di accesso e di presentazione delle istanze da parte dei cittadini e delle imprese (art. 15, comma 2). In tutti questi anni praticamente poco o niente è stato fatto per mettere in pratica quanto previsto: il risultato è una macchina burocratica pubblica ancora ferma dal punto di vista tecnologico e servizi al cittadino decisamente al di sotto sia delle possibilità tecnologiche, che della soglia media rispetto a quanto offerto da altri Paesi europei, che hanno avuto la prontezza di investire tempo e risorse in una trasformazione digitale degli enti pubblici a regola d’arte. Tuttavia, l'adozione di un software specifico per la Pubblica Amministrazione rappresenta l’unica soluzione efficace per gestire in modo integrato ed efficiente le relazioni con i cittadini.
La pandemia COVID-19 ha accelerato il processo di digitalizzazione dei servizi e delle procedure amministrative, poiché il distanziamento sociale ha reso necessario gestire tutto in modalità online. In questo contesto, lo sportello fisico tradizionale si è trasformato in uno sportello del cittadino virtuale, consentendo alle persone di accedere ai servizi pubblici e di svolgere le proprie pratiche comodamente da casa. Una trasformazione comune a molti settori, se da un lato il COVID-19 ha colpito duramente la società sotto moltissimi aspetti, non è da sottovalutare il rinnovato slancio che la pandemia è riuscita a dare alla digitalizzazione dei processi amministrativi.
L’emissione digitale di istanze online o la gestione di procedimenti all’interno di un fascicolo elettronico del cittadino sono elementi che contraddistinguono la buona riuscita di un processo di digitalizzazione della PA.
Process Mining
La peculiarità che contraddistingue la soluzione di gestione dei procedimenti sta nel superamento del metodo canonico per intervenire sui processi, il classico “Business Process Modeling”. In genere, il modeling dei processi si esegue attraverso interviste agli attori coinvolti nel processo aziendale.
Tuttavia, nell’ambito delle Pubbliche Amministrazioni, i processi sono molto variegati e né gli operatori, né i dirigenti ne conoscono a fondo la struttura. In ogni caso un approccio del genere risulterebbe lento, costoso e impreciso. La soluzione utilizzata è invece quella dei “Process Mining”.
Il “Process Mining” permette di scoprire la mappa dei processi (attraverso l’interpretazione delle sequenze di attività presenti nei log degli eventi, con un approccio totalmente bottom-up, e quindi con l’autoriconoscimento del processo), senza la necessità di doverlo investigare precedentemente.
Sygest quindi può aiutare concretamente il Sistema Sanitario delle Regioni mettendo a disposizione la propria competenza nel campo della digitalizzazione dei processi amministrativi e la creazione di servizi evoluti ai cittadini.
Ad oggi, possiamo mettere a disposizione soluzioni per evitare ai cittadini di presentarsi agli sportelli riservati al pubblico grazie alla compilazione della modulistica digitale in modalità multi-device.
