ERP: meglio la soluzione Cloud o quella On-Premise?
I sistemi ERP tradizionali stanno arrivando alla fine del loro ciclo di vita utile e alcune funzionalità che un tempo erano considerate fondamentali hanno perso il loro fascino.
I nuovi ERP sono piattaforme molto ampie, che spesso offrono un ventaglio di funzionalità perfino troppo ampio per le esigenze di un’azienda di medie dimensioni.
Il mercato ERP SaaS (Software-as-a-Service) per le medie aziende, ad oggi, non ha ancora preso piede ma sta destando parecchio interesse. Prima di compiere qualsiasi scelta è utile analizzare attentamente alcuni aspetti delle due opzioni: On-Premise e Cloud.
ERP sulla nuvola vs ERP nella nuvola
Esiste un continuum ideale di possibili combinazioni tra la tecnologia ERP e quella Cloud, che si snoda attorno a 2 modelli principali:
- l’ERP sulla nuvola
- l‘ERP nella nuvola
Il primo modello rappresenta un’evoluzione dell’ERP On-Premise e On-site, saldamente ancorato ad un’infrastruttura dedicata, di proprietà dell’azienda, con un mix di funzionalità standard e customizzazioni disegnate su processi definiti. Rispetto al modello tradizionale, l’ERP sulla nuvola è collocato su un’infrastruttura condivisa. L’infrastruttura può essere di proprietà dell’azienda (Corporate Data Center) o di un fornitore esterno (Hosting). A prescindere dalla scelta di un Cloud privato o pubblico, l’ERP mantiene un database dedicato, così come un’identità in termini di funzionalità e processi supportati.
Le implicazioni manageriali di questo modello sono piuttosto note: alto investimento iniziale (licenze + implementazione), tempi medio-lunghi di parametrizzazione, costi annuali elevati per le persone interne e/o esterne che si occupano del servizio, investimenti successivi per upgrade e passaggi di release.
Il secondo modello si basa sulla perfetta fusione fra la soluzione ERP e il paradigma del Cloud. La soluzione ERP non è appoggiata alla nuvola, ma è concepita nativamente nella nuvola. Il vendor mette a disposizione una piattaforma condivisa fra più aziende, un’unica tecnologia database e funzionalità standard uguali per tutte le aziende utenti. Le customizzazioni sono possibili per singoli clienti e sono abilitate dall’apertura della piattaforma verso il mondo esterno, grazie all’esposizione di interfacce di programmazione (API). Tanto più il fornitore utilizza interfacce standard, tanto più la sua soluzione Cloud ERP sarà orientata alla collaborazione fra sviluppatori per la realizzazione di nuove funzionalità, quindi all’innovazione, alla flessibilità e all’efficacia. La stabilizzazione e diffusione dei nuovi sviluppi porta alla loro possibile promozione a funzionalità standard, in un ciclo virtuoso di miglioramento continuo per i clienti. Dal punto di vista economico, al di là del costo di ingresso, il pagamento di un canone periodico (valorizzato a consumo, a utente o secondo altre modalità) dovrebbe garantire anche l’innovazione permanente delle funzionalità standard. La condivisione di funzionalità consente anche abbattere i tempi di implementazione.
Requisiti per elaborare una lista di fornitori di software ERP
L’elenco delle opzioni per le infrastrutture SaaS (Software-as-a-Service), IaaS (Infrastructure-as-a-Service) e PaaS (Platform-as-a-Service) sta aumentando gradualmente e con essa migliorano le funzionalità di sicurezza e gli strumenti di gestione: tutti aspetti questi che rendono il Cloud una scelta praticabile e sempre anche più degna di considerazione.
Prima di valutare le opzioni delle soluzioni On-Premise e Cloud, è utile sapere prima quale modello finanziario si adatta meglio ai piani strategici dell’azienda: investire in capitale o stanziare un budget di spesa predefinito.
Gli ERP Cloud vengono generalmente considerati come una spesa extra da dover sostenere, mentre le implementazioni On-Premise si concretizzano principalmente in spese in conto capitale. Nel caso in cui l’impianto o la linea di business sono in procinto di essere venduti o accorpati, la una soluzione Cloud può rivelarsi economicamente vantaggiosa. Quando le organizzazioni si uniscono, infatti, i software On-Premise possono diventare più una responsabilità che un vantaggio. Le soluzioni Cloud, inoltre, forniscono un ritorno più rapido sugli investimenti, ma a lungo termine possono rivelarsi più costose.
Qui di seguito sono elencati alcuni aspetti importanti che le aziende di medie dimensioni dovrebbero valutare con molta attenzione: si tratta di spunti che consentono di stabilire i requisiti utili ad elaborare una lista di fornitori di software ERP e operare la scelta più oculata possibile tra l’opzione Cloud e quella On-Premise.
- Ibridi o Hosted
Le aziende non devono più sentirsi bloccate in uno specifico sistema, specialmente quando si tratta di software on-premise. I migliori fornitori garantiscono un mix di opzioni, compresi i sistemi ibridi, che forniscono servizi in grado di connettere le applicazioni hosted con gli ERP on-premise, tutti configurati in base alle esigenze del cliente. - Software tradizionale ospitato nel Cloud
I fornitori di servizi SAAS aggiungono ampiezza e robustezza alle caratteristiche della propria offerta: una strada percorribile consiste nell’acquistare una licenza software On-Premise e ospitare l’applicazione “sulla nuvola”, in modo da sfruttare l’hardware e le infrastrutture IT predisposti per l’implementazione del Cloud. Alcuni provider di servizi Cloud possono copiare in maniera modo efficace l’intero ambiente ERP con il suo software di base e i sistemi operativi. - Accesso in mobilità
I dispositivi mobile sono in grado di fornire ai dipendenti l’accesso rapido ai dati di produzione, magazzino e quelli relativi ai clienti; queste informazioni possono aiutare a ottenere un vantaggio competitivo e concreto. Le funzionalità mobile delle applicazioni ERP rappresentano uno strumento efficiente per snellire e accelerare processi di business specifici. - Personalizzazione vs Configurazione
Le applicazioni in commercio oggi sono quasi tutte ben progettate, modulari e configurabili, cosa questa che aiuta a minimizzare la personalizzazione e i costi. L’ERP SaaS tende ancora a essere più configurabile rispetto al software on-premise, anche se i fornitori tradizionali stanno man mano recuperando terreno. Occorre identificare le aree in cui le personalizzazioni possono essere necessarie, con un occhio di riguardo per: workflow, privilegi d’accesso, integrazione dei dati, reportistica e sicurezza. La personalizzazione può essere molto costosa e l’alternativa consiste nel decidere se le pratiche commerciali attuali possono essere modificate in modo da adattarsi alle funzionalità off-the-shelf. - Funzionalità operative del Cloud
I migliori fornitori di ERP Cloud possono mettere facilmente nero su bianco, divulgando le loro prassi e le certificazioni relative a: governance dei dati, conformità, normative e sicurezza dei record. Le procedure operative devono includere sia gli automatismi di gestione della protezione, sia la capacità di rispondere dinamicamente ai possibili cambiamenti delle risorse storage e di rete: il tutto garantendo al cliente piena visibilità di tali cambiamenti. - Calcolo dei costi di entrambe le opzioni, SAAS e on-premise
Un sistema ERP Cloud dovrebbe prevedere dei canoni di abbonamento mensili semplici e prevedibili. Alcuni fornitori di ERP SAAS possono inizialmente sembrare meno costosi, ma comprendendo nel calcolo tutti gli utenti, le funzionalità, lo storage e le risorse di rete necessarie per utilizzare questi sistemi, i costi possono lievitare sensibilmente. Il confronto andrà fatto con il computo complessivo dei costi delle licenze software, dell’infrastruttura hardware e software, della manutenzione e dell’aggiornamento, oltre che quelli del personale. Entrambe le opzioni, non va dimenticato, possono rendere necessarie delle personalizzazioni, quindi i relativi costi non vanno sottovalutati. - Comprensione del business da parte del vendor di ERP
Essere a conoscenza dei propri processi produttivi e delle proprie necessità è importante per determinare quanto si possa considerare affidabile il fornitore in termini della sua capacità di riuscire a creare una soluzione che sia in grado di adattarsi perfettamente all’ambiente della società. Conoscere la direzione strategica della propria azienda e identificare i requisiti funzionali degli ERP sono passi importanti prima di stilare una lista dei vendor ERP. Questo permette anche di comprendere bene ciò che si vuole ottenere, prima di capire le modalità con le quali queste necessità potrebbero essere soddisfatte.
Sygest Srl è da sempre attenta all’argomento legato ai software gestionali ERP, soprattutto grazie alla partnership con NTS Informatica: la software house di Rimini che sviluppa e distribuisce, su tutto il territorio nazionale, le sue soluzioni.
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