Cliente: FBR-ELPO
Soluzione adottata: Spare Parts Catalog Builder
Premessa
Nel settore metalmeccanico, la creazione di cataloghi ricambi industriali rappresenta spesso un processo lungo e complesso.
A rendere la gestione della documentazione tecnica un’attività ripetitiva, soggetta a errori e con un impatto diretto sull’efficienza del servizio post-vendita contribuiscono:
- tavole tecniche distribuite in formati differenti;
- distinte base provenienti da sistemi CAD diversi;
- cataloghi ricambi assemblati manualmente.
Un catalogo ricambi interattivo, chiaro e aggiornato, permette di:
- ridurre i tempi di ricerca dei componenti;
- migliorare l’assistenza tecnica;
- velocizzare gli interventi di manutenzione, contribuendo a limitare i fermi macchina.
Perché automatizzare la creazione di cataloghi ricambi
Automatizzare la creazione di cataloghi ricambi industriali significa:
- ridurre le attività manuali;
- standardizzare la documentazione tecnica;
- rendere più efficiente il servizio post-vendita;
- migliorare la ricerca dei componenti da parte di tecnici, distributori e clienti.
Per rispondere a questa esigenza, Sygest ha sviluppato per FBR-ELPO una soluzione in grado di trasformare un processo manuale in un flusso digitale, standardizzato e scalabile.
Azienda
FBR-ELPO è un’azienda parmigiana nata nel cuore della Food Valley.
Da oltre sessant’anni rappresenta un punto di riferimento internazionale nella progettazione e costruzione di macchine e linee complete per la lavorazione del pomodoro, della frutta e per il riempimento in asettico.
Con oltre 700 impianti installati nel mondo e più del 90% del fatturato generato sui mercati esteri, l’azienda realizza impianti “chiavi in mano” destinati all’industria alimentare.
Esigenza
Ogni impianto nasce da una grande quantità di documentazione tecnica, composta da:
- tavole in formato PDF, DWG o DXF;
- distinte base in formato XLS o CSV generate da sistemi CAD differenti.
L’obiettivo era automatizzare la trasformazione di questi dati in un catalogo ricambi interattivo e multilingua, facilmente consultabile da tecnici, distributori e clienti in tutto il mondo.
Parallelamente, FBR-ELPO desiderava porre le basi per l’evoluzione futura del servizio post-vendita e gestione dei ricambi industriali, collegando quest’ultimi all’anagrafica clienti e alle macchine installate così da consentirne la consultazione anche da dispositivi mobili.
Soluzione implementata
La risposta a queste esigenze è stata Spare Parts Catalog Builder di Sygest, il software sviluppato per la creazione automatizzata e la gestione dei cataloghi ricambi industriali.
Il sistema importa automaticamente l’anagrafica dei codici ricambio, le relative descrizioni in sei lingue e l’anagrafica clienti, creando una base dati centralizzata e strutturata sulla quale viene costruito l’intero catalogo.
Partendo da una semplice cartella contenente tavole tecniche e distinte base, Spare Parts Catalog Builder riconosce automaticamente le corrispondenze tra tavole e distinte, anche in presenza di situazioni più complesse, quali:
- tavole distribuite su più pagine;
- file in formati da convertire;
- eventuali file mancanti.
Ogni anomalia viene segnalata automaticamente tramite un sistema di log dedicato.
Un motore di analisi dedicato propone inoltre all’operatore esclusivamente i ricambi consigliati realmente presenti in ogni tavola, distinguendo tra:
- componenti da sostituire periodicamente;
- componenti da tenere a stock.
Questa classificazione facilita la gestione del magazzino ricambi e supporta una pianificazione più efficiente delle attività di manutenzione.
Il catalogo ricambi interattivo finale viene creato automaticamente con:
- indice navigabile;
- tavola tecnica e distinta base sempre affiancate;
- riepilogo dei ricambi industriali consigliati aggregato in automatico per quantità;
- struttura uniforme e facilmente consultabile.
Evoluzione tecnica della soluzione
Il progetto non si è fermato al primo rilascio: il flusso di importazione delle tavole è cresciuto di pari passo con i processi di disegno di FBR-ELPO.
Nella fase iniziale, le tavole tecniche erano disponibili esclusivamente in formato IDW e venivano convertite in PDF per la pubblicazione del catalogo.
Successivamente, la soluzione è stata evoluta per gestire direttamente le tavole tecniche in formato DWG, affiancate dalla relativa distinta base e da un PDF interattivo e stampabile, destinato ai clienti finali.
La stessa logica evolutiva ha riguardato anche il processo commerciale. Il file Excel utilizzato per le richieste di quotazione è stato progressivamente ridisegnato per essere importato in automatico nel gestionale aziendale, eliminando passaggi manuali e riducendo il margine di errore tra preventivo e ordine.
Risultati ottenuti
L’introduzione di Spare Parts Catalog Builder ha trasformato un processo manuale e frammentato in un flusso strutturato, standardizzato e ripetibile, in grado di supportare la produzione di centinaia di cataloghi ricambi ogni anno.
Tra i principali benefici ottenuti:
- standardizzazione delle anagrafiche e coerenza terminologica in tutte le lingue gestite;
- riconoscimento automatico delle corrispondenze tra tavole tecniche e distinte base, riducendo le attività manuali;
- più tempo dedicato al controllo qualità grazie all’automazione della creazione di cataloghi ricambi industriali;
- integrazione tra cataloghi ricambi, anagrafica clienti e macchine installate, creando le basi per l’evoluzione del servizio post-vendita;
- possibilità di consultare i cataloghi anche da dispositivi mobili.
Una partnership di lungo corso
FBR-ELPO è una delle aziende con cui Sygest collabora da più tempo. Un rapporto consolidato che testimonia il valore di una soluzione progettata per evolversi insieme alle esigenze del cliente.
Quando l’azienda ha ampliato la propria attività acquisendo un nuovo brand, Sygest ha saputo adattare rapidamente la piattaforma alle nuove esigenze operative, dimostrando una capacità di risposta che va oltre la singola fornitura software.
Anno dopo anno questa affidabilità reciproca si è tradotta in un’integrazione sempre più stretta tra i due team.
Oggi il reparto service di FBR-ELPO invia direttamente il file Excel al sistema per generare le richieste di quotazione: un dettaglio che racconta, meglio di molte parole, quanto la collaborazione si sia fatta solida nel tempo.
Sviluppi futuri
Il progetto realizzato rappresenta la base per la continua evoluzione del servizio post-vendita di FBR-ELPO.
Il prossimo obiettivo condiviso con Sygest è quello riguardante un vero e proprio portale web per i ricambi (e-commerce ricambi), che utilizzi la soluzione Web Spare Parts.
Un portale online che consentirà ai clienti di:
- consultare online i propri cataloghi ricambi;
- individuare rapidamente il componente corretto;
- inviare direttamente la richiesta di acquisto, senza utilizzare file PDF statici o scambi di email.
L’evoluzione della piattaforma prevede, inoltre, l’integrazione della visualizzazione 3D.
Questo permetterà di navigare il modello della macchina in modo interattivo e identificare il ricambio desiderato direttamente dal modello tridimensionale, senza dover consultare esclusivamente la tavola tecnica.
Questo sviluppo renderà il processo di ricerca dei ricambi industriali e di assistenza post-vendita ancora più rapido, intuitivo ed efficiente.
Conclusioni
Il progetto realizzato con FBR-ELPO dimostra come l’automazione della creazione di cataloghi ricambi possa trasformare un’attività tradizionalmente manuale in un processo digitale, strutturato e affidabile.
Questo approccio migliora l’efficienza del servizio post-vendita e offre un supporto concreto a tecnici, distributori e clienti finali.
L’evoluzione verso il portale ricambi online (e-commerce ricambi) basato su Web Spare Parts e l’integrazione della navigazione 3D, confermano un percorso di innovazione continua nella gestione dei ricambi industriali e del post-vendita.