Cliente: Modula
Soluzione adottata: Spare Parts Catalog Builder, Web Spare Parts
Premessa
La gestione dei ricambi per magazzini automatici è un processo strategico per garantire efficienza operativa, continuità produttiva e qualità del post-vendita.
Tuttavia, molte aziende gestiscono ancora cataloghi ricambi complessi e processi frammentati, con difficoltà nell’identificazione dei componenti e tempi di risposta elevati.
In questo case study analizzeremo come Modula ha digitalizzato la gestione ricambi, ottimizzando i processi e migliorando la gestione globale del post-vendita.
Azienda
Modula è un’azienda specializzata nella progettazione e produzione di magazzini automatici verticali per l’intralogistica, soluzioni utilizzate per ottimizzare lo stoccaggio e la gestione dei materiali.
Con oltre 550 dipendenti in Italia e circa 1.200 a livello globale, l’azienda registra un fatturato superiore ai 300 milioni di euro ed è presente con più di 13 filiali nel mondo (tra cui Stati Uniti e Cina) oltre a 3 stabilimenti produttivi.
La rete commerciale e di assistenza comprende oltre 100 dealer a livello internazionale e un parco installato di oltre 40.000 macchine.
Esigenze
In origine la gestione dei ricambi per magazzini automatici risultava frammentata e basata su interazioni manuali tra cliente, dealer, filiali e sede centrale.
Il processo di richiesta dei componenti seguiva un flusso complesso e poco strutturato che prevedeva:
- contatto telefonico;
- verifica della disponibilità locale;
- richiesta alla casa madre italiana;
- codifica e gestione dell’ordine.
Questo modello comportava:
- tempi di risposta elevati;
- scarsa standardizzazione dei processi;
- limitata visibilità sulle informazioni tecniche e commerciali.
Parallelamente, emergeva la necessità di evolvere verso un modello più efficiente e digitalizzato, in grado di:
- creare cataloghi ricambi personalizzati per ogni cliente;
- automatizzare la generazione e l’aggiornamento dei cataloghi ricambi;
- digitalizzare i processi per dealer, filiali e clienti;
- garantire coerenza tra dati tecnici (CAD, distinte) e gestionali (ERP).
La sfida della crescita internazionale (USA e Cina)
Con l’espansione globale e la crescita a doppia cifra, Modula ha dovuto affrontare un aumento significativo della complessità operativa, legata alla gestione di installazioni distribuite a livello internazionale.
Standardizzare i processi di post-vendita è diventato fondamentale per garantire supporto efficace a filiali, dealer e clienti finali.
Allo stesso tempo, è emersa l’esigenza di evolvere da un approccio reattivo a un modello proattivo e più strutturato, orientato alla gestione preventiva e completa del ciclo di vita delle macchine.
Soluzione implementata
Per rispondere alle esigenze di efficienza e scalabilità, Modula ha implementato una soluzione per la digitalizzazione della gestione ricambi, basata sulla piattaforma Spare Parts Catalog Builder (SPCB) di Sygest e integrata con i principali sistemi aziendali (SAP, Creo, Windchill e GECO).
Implementazione in Italia (dal 2016)
La prima fase ha riguardato il mercato italiano, con l’obiettivo di ottimizzare la gestione dei ricambi per magazzini automatici e standardizzare i processi.
La soluzione ha permesso di:
- automatizzare la creazione e l’aggiornamento dei cataloghi ricambi;
- rendere disponibili i cataloghi ricambi online e in formato PDF interattivo;
- introdurre la visualizzazione 3D per una migliore identificazione dei componenti.
Il passaggio da “cataloghi per modello” a “cataloghi per matricola” ha garantito un elevato livello di personalizzazione per ogni macchina installata.
L’integrazione con funzionalità e-commerce ricambi ha inoltre reso possibile la gestione diretta delle richieste e degli ordini, migliorando l’efficienza operativa e riducendo i tempi di gestione.
Estensione internazionale (USA e Cina)
Il modello è stato successivamente esteso alle filiali internazionali, mantenendo un’architettura centralizzata e scalabile.
È stato introdotto un portale ricambi globale (e-commerce ricambi), accessibile a filiali, dealer e clienti, con funzionalità di:
- consultazione tramite serial number;
- accesso in tempo reale a prezzi, disponibilità e spedizioni (integrazione SAP);
- gestione centralizzata delle richieste (integrazione CRM).
Questa evoluzione ha consentito di:
- uniformare i processi a livello internazionale;
- migliorare la gestione del post-vendita;
- supportare un modello operativo più efficiente e proattivo.
Risultati ottenuti
L’implementazione della soluzione ha consentito a Modula di ottimizzare la gestione dei ricambi per magazzini automatici, migliorando efficienza operativa, velocità e qualità del servizio post-vendita.
I principali risultati ottenuti:
- standardizzazione dei processi di post-vendita;
- riduzione delle inefficienze legate alla gestione manuale delle richieste;
- maggiore rapidità nell’identificazione e approvvigionamento dei ricambi;
- aumento dell’accuratezza delle informazioni grazie ai cataloghi ricambi digitali aggiornati e personalizzati per matricola;
- maggiore autonomia operativa di dealer e filiali, contribuendo a una gestione più fluida e strutturata delle attività di assistenza.
A livello internazionale, la piattaforma ha garantito:
- una reale scalabilità del modello operativo;
- uniformità dei processi tra Italia, Stati Uniti e Cina;
- una governance centralizzata dei dati;
- accesso, in tempo reale, a informazioni critiche (prezzi, disponibilità, spedizioni);
- miglioramento della customer experience grazie a una maggiore trasparenza e rapidità nelle risposte.
Da gestione reattiva a modello proattivo
Il progetto ha segnato un cambio di paradigma nella gestione del post-vendita.
Modula è passata da un modello reattivo, basato sulla gestione delle richieste, a un approccio proattivo orientato alla prevenzione delle problematiche e alla gestione completa del ciclo di vita delle macchine.
Questa evoluzione ha contribuito a migliorare l’efficienza operativa e la competitività a livello globale.
Conclusioni
Il progetto ha rappresentato per Modula un’evoluzione strategica nella gestione dei ricambi per magazzini automatici, trasformando un processo frammentato in un ecosistema digitale integrato ed efficiente.
L’implementazione iniziale fatta per il mercato italiano ha permesso di validare il modello, mentre la successiva estensione internazionale ha confermato la scalabilità della soluzione in contesti complessi e distribuiti.
La collaborazione con Sygest ha consentito di:
- strutturare un approccio efficiente di gestione ricambi;
- valorizzare il ruolo dei dealer come punto di contatto strategico;
- garantire continuità operativa lungo l’intero ciclo di vita delle macchine.
Questo case study rappresenta un esempio concreto di digitalizzazione del post-vendita in ambito OEM, dimostrando come l’ottimizzazione della gestione ricambi possa migliorare efficienza operativa, qualità del servizio e supporto globale al cliente.
Un modello replicabile per le aziende che vogliono digitalizzare la gestione dei ricambi e ottimizzare i processi di post-vendita in ambito industriale.