Strumenti per la digitalizzazione degli enti pubblici

La digitalizzazione della Pubblica Amministrazione consiste nel progressivo passaggio dal mondo analogico a quello digitale e ha lo scopo di velocizzare e snellire ogni procedimento burocratico, generando un’ottimizzazione dei tempi e, di conseguenza, dell’efficienza generale del lavoro influendo attivamente su una migliore gestione della spesa pubblica.

Nel mondo, mediamente, la digitalizzazione dei processi amministrativi ha inizio negli anni ’80, tuttavia raggiunge l’Italia solo negli anni ’90.

La prima legislazione esaustiva, riguardante la digitalizzazione della Pubblica Amministrazione, arriva solo nel 2005 con il Codice dell’Amministrazione Digitale. Nonostante ciò, ad oggi, la trasformazione digitale degli enti pubblici è ben lontana dalla completa implementazione. I motivi di tale ritardo sono di vario tipo, dalla proverbiale lentezza della macchina burocratica pubblica alle difficoltà materiali dell’implementazione dell’infrastruttura in un sistema tendenzialmente rigido.

Uno dei motivi della mancata digitalizzazione delle PA è dovuto all’elevato costo da sostenere per adattarsi al mondo digitale. Per cercare di aggirare queste spese ingenti e, nel contempo, adattarsi alle normative, le istituzioni hanno iniziato un processo di digitalizzazione dei documenti nella Pubblica Amministrazione, noto anche come processo di dematerializzazione. In altre parole i documenti cartacei sono stati convertiti in formato digitale, ma questo processo non corrisponde a una vera digitalizzazione dei processi amministrativi.

Il procedimento di digitalizzazione della Pubblica Amministrazione porta notevoli risparmi ed è su questo aspetto che gli enti della PA possono fare la differenza. È significativo il comma 2-ter dell’articolo 15 CAD che recita: “Le Pubbliche Amministrazioni quantificano annualmente, ai sensi dell’articolo 27 del decreto legislativo 27 ottobre 2009 n. 150, i risparmi effettivamente conseguiti in attuazione delle disposizioni di cui ai commi 1 e 2. Tali risparmi sono utilizzati per due terzi secondo quanto previsto dall’articolo 27, comma 1, del citato decreto legislativo n. 150 del 2009 e in misura pari a un terzo per il finanziamento di ulteriori progetti di innovazione”.

I risparmi di cui si parla derivano dalla razionalizzazione e semplificazione dei procedimenti amministrativi delle attività gestionali, dei documenti, della modulistica, delle modalità di accesso e di presentazione delle istanze da parte dei cittadini e delle imprese (art. 15, comma 2). In tutti questi anni praticamente poco o niente è stato fatto per mettere in pratica quanto previsto: il risultato è una macchina burocratica pubblica ancora ferma dal punto di vista tecnologico e servizi al cittadino decisamente al di sotto sia delle possibilità tecnologiche, che della soglia media rispetto a quanto offerto da altri Paesi europei, che hanno avuto la prontezza di investire tempo e risorse in una trasformazione digitale degli enti pubblici a regola d’arte.

Come per la digitalizzazione di servizi e consumi, la pandemia COVID-19 ha accelerato questo processo, perché il distanziamento sociale si sposa perfettamente con la necessità di gestire le procedure online. Processo comune a molti settori, se da un lato il COVID-19 ha colpito duramente la società sotto moltissimi aspetti non è da sottovalutare il rinnovato slancio che la pandemia è riuscita a dare alla digitalizzazione dei processi amministrativi.

L’emissione digitale di istanze o la gestione di procedimenti all’interno di un fascicolo elettronico del cittadino sono elementi che contraddistinguono la buona riuscita di un processo di digitalizzazione della PA.

La Suite PRODIGI

Ed è proprio pensando alle esigenze di digitalizzazione degli enti pubblici che Sygest, tramite la suite PRODIGI, ha studiato una soluzione per queste esigenze: le applicazioni della suite si differenziano per l’approccio adottato nello sviluppo orientato alla gestione nativa digitale dei procedimenti. La suite è totalmente erogata come servizio cloud e rispetta fedelmente le indicazioni fornite dall’Agenzia Italia per il Digitale.

Tutte le soluzioni disponibili come servizi cloud possono essere erogate anche in modo parziale, integrandosi con sistemi e sottosistemi locali.

Uno dei prodotti della suite, SYPDFCLOUD, è un’applicazione certificata da AGID ed è un vero e proprio contenitore di soluzioni. Per ottenere tale certificazione, Sygest si è impegnata per raggiungere lo standard ISO 27001.

Ad oggi, PRODIGI è già integrata con PagoPA e SPID e verrà presto integrata anche con l’App IO, per garantire al cittadino la semplicità d’uso di un mondo digitale al suo servizio.


La peculiarità che contraddistingue la soluzione di gestione dei procedimenti sta nel superamento del metodo canonico per intervenire sui processi, il classico “Business Process Modeling”. In genere, il modeling dei processi si esegue attraverso interviste agli attori coinvolti nel processo aziendale. Tuttavia, nell’ambito delle Pubbliche Amministrazioni, i processi sono molto variegati e né gli operatori, né i dirigenti ne conoscono a fondo la struttura. In ogni caso un approccio del genere risulterebbe lento, costoso e impreciso. La soluzione utilizzata è invece quella dei “Process Mining”.

Il “Process Mining” permette di scoprire la mappa dei processi (attraverso l’interpretazione delle sequenze di attività presenti nei log degli eventi, con un approccio totalmente bottom-up, e quindi con l’autoriconoscimento del processo), senza la necessità di doverlo investigare precedentemente.


Sygest quindi può aiutare concretamente il Sistema Sanitario delle Regioni a gestire l’emergenza relativa alla pandemia da COVID-19, mettendo a disposizione la propria competenza nel campo della digitalizzazione dei processi amministrativi e la creazione di servizi evoluti ai cittadini.

Ad oggi, possiamo mettere a disposizione soluzioni per evitare ai cittadini di presentarsi agli sportelli riservati al pubblico, con il risultato di ridurre le situazioni di rischio ed evitare eventuali intasamenti nei processi e nelle pratiche in caso di una nuova chiusura.

Grazie alle nostre soluzioni di trasformazione digitale degli Enti Pubblici, i cittadini potranno compilare modulistica digitale in modalità multi-device, risolvendo proprio le tematiche specificamente connesse all’emergenza COVID-19.

Fra le esigenze sorte in questo periodo legate alla digitalizzazione della Pubblica Amministrazione vi è anche la gestione delle votazioni online, assolutamente fondamentali nel periodo di pandemia e che, in generale, aiutano a velocizzare le procedure di voto con un risparmio notevole di costi, oltre a scongiurare i rischi collegati al grande numero di cittadini che potrebbero affollare i seggi.

Nell’ambito della suite PRODIGI, per poter rispondere a questa esigenza, è stato attivato un procedimento specifico: SYVOTA.


I vantaggi di questo sistema di elezione online si possono riassumere nei seguenti punti:

  • Invio della comunicazione agli aventi diritto alla votazione
  • Gestione delle candidature
  • Voto anonimo
  • Scrutinio finale digitalizzato
  • Invio della comunicazione finale agli aventi diritto

Oltre al già citato vantaggio di scongiurare eventuali assembramenti, l’applicazione permette una votazione rapida e semplice, caratteristiche che rendono più agevole sia il lavoro degli addetti alla gestione della votazione, sia la procedura di voto stessa, contribuendo ad aumentare la percentuale di votanti tra gli aventi diritto.

Soluzioni

PRODIGI

La famiglia di soluzioni sviluppate per la gestione dei procedimenti digitali nella Pubblica Amministrazione